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就活の面接日時を決めるメールはこう書きなさい【テンプレ公開】

当記事は、就活の面接日時を決める際「メールの送り方が分からないぞ」「メールの文面はどうやって書けばいいのか」「正しい書き方はあるのか」と悩んでる就活生に向けて解説しています。

 

私も面接官をしていると、就活生からメールをいただくのですが、たまに文面がめちゃくちゃな人もいたりしますので、最低限のマナーは守りましょう、というのが意見です。

 

面接官という立場と、社会人経験を活かして適切なメールの文面やマナーはマスターしていると自負しておりますので、この記事は信頼していただいて大丈夫です。

 

それではいきます。

 

もくじ

 

 

1. 就活の面接日時を決めるメールはこう書きなさい

就活の面接日時を決めるメールはこう書きなさい

就活の面接日時を決めるメールはこう書きなさい

 

就活の面接日時を決めるメール一つとっても、内定に影響しないか、マイナス点にならないか、就活生の皆さんはドキドキしますよね。

 

そんな皆さんにはまず、失礼のないようなメールを送っていただくために、メールのマナーについて解説していきます。

 

 

1-1. マナー①即レスせよ


まずマナー①即レスせよ、です。

 

即レスと言っても、1分後に必ずしなければいけないかというと、そこまでではありません。

 

しかし、どんなに遅くなっても24時間以内には返信をしましょう。

 

24時間以上かかってしまうのは、マナー違反です。

 

面接官や人事担当者も他の人とも面接の日時は調整しておりますので、あとあとになって「この日はいけません」とかきて、再調整をするとなると非常に面倒です。

 

人事担当者の中で一番面倒な作業といってもいいものは、面接日時調整です。

 

なので、なるべく早い‘即レス’の評価は高いです。

 

すぐに返信する習慣を身につけましょう。

 

 

1-2. マナー②後(株)前(株)はとても大切

次にマナー②です。

 

メールを返信する際にも、一通目のメールは相手の会社名や肩書きは宛名に入れると、より丁寧な印象です。

 

そんなときに、前株の会社なのに、後株で間違えて書いしまったらこれは極めて失礼です。

 

会社名というのは、その会社の顔です。

 

その顔を粗末に扱うような人は、面接官や人事担当者から「雑な人だな」「私たちのことを軽んじてるな」という印象になり悪印象になります。

 

相手からメールがきた場合、メールの最後に署名として相手の肩書きや、会社名が書いてあると思いますので、それをコピペしましょう。

 

そうしたら間違えることはありません。

 

重大なミスはあらかじめ防いでいきましょう。

 


1-3. マナー③ダラダラと書かない

マナー③は、メールの内容を簡潔に書きましょう、という話です。

 

おそらく貴方に人事担当者からメールがくるときは、面接の日時を調整するときです。

 

面接の日時を調整するだけなのに、ダラダラと志望動機や自己PRなどを書くことはやめておきましょう

 

そんなところで、自己PRしたとしても人事担当者はメールを見るのに余計な時間が取られてしまいます。

 

そして大抵は、日時を調整する人事担当者は貴方の評価をする権限がありません。

 

よって、良いことを書いても誰かに貴方をアピールする余裕も、気も起きないので、ダラダラと書いても正直意味なしです。

 

しかし、悪い点については面接担当者に報告したり、最悪減点対象となってしまいかねないので、聞かれていることだけに答えておけば OKです。

 


1-4. マナー④季節の言葉は入れない

次に、マナー④メールのはじめに季節の言葉は入れないようにしましょう。

 

改まった手紙などの場合、季節の言葉は入れるのがセオリーですが、今回は面接官または人事採用担当者にメールを送るだけですので、そこまで丁寧に送らなくてもOKです。

 

また、改まった手紙は見やすさでいうと、正直見にくいので、入れて良いことはあまりありません。


もし、どうしても手紙の体裁を整えるために冒頭に入れたいということであれば、グーグルで「11月 季語」と調べましょう。

 

メールのテンプレや、例文が出てきますのでとても参考になります。


1-5. マナー⑤見返すべし

最後にマナー⑤自分が打ったメールを見返すべしです。

 

すごく丁寧に打っているから間違えなんてないだろうと、就活生は思いがちです。

 

しかし、使い慣れていない言葉、(もしかしたら)打ち慣れていないメール、などであることから必ず打算的なミスが起きています。

 

一生懸命考えて打っているので、いやいやないですよ、と思うかもしれない貴方こそももう一度自分の打った文面を見返しましょう

 

見返さないで、志望していた会社に対しもし関係のないメールや、他社とやりとりしているメールが送られてしまってバレたら大変な問題になりますよね。

 

送ってしまったものはもう二度と消せないので細心の注意を払いましょう。


2. テンプレート公開

テンプレート公開

テンプレート公開



さて、次は面接日時の調整メールのテンプレを公開していきます。

 

 

2-1. 相手の提案日程に合わせられない場合

本設定は、相手から面接日時調整の依頼メールがきたが、提案いただいた日時はどうしても合わせられないので、リスケを頼みますよ、という設定にします。

 

それではテンプレ。

 


◯◯株式会社
取締役 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学の▲▲です。

この度は、次回選考のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

大変嬉しく思います。

ただ、どうしても(理由を言えるのであればそれが一番良い)頂いた日時では都合がつけられないため、大変申し訳ございませんがリスケジュールをお願いしてもよろしいでしょうか。

例えばですが、私の候補日時は以下になりますので、もし再調整可能でしたら下記日時を参考にしていただき、改めてご検討いただければ幸いです。

<候補日時>
◯月◯日 19時〜
・・・

◯◯(名前)

 

 

2-2. こちらが提案する場合

続いて、こちらから提案する場合です。

 

 

◯◯株式会社
取締役 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学の▲▲です。

この度は、次回選考のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

大変嬉しく思います。

日時は、以下を希望しますのでお願い致します。

 

<希望日時>

◯月◯日◯時〜

 

ご検討くださいませ。

宜しくお願い致します。

◯◯(名前)

 

 

 

以上が、テンプレになります。

 

こちらから提案する場合は、凄く簡潔になっていますがこれで大丈夫です。

 

余計なことは書かずに、聞かれていることだけに答えればOKです。

 


3. まとめ

まとめ

まとめ

 

さて、最後まとめにうつります。

 

メールのマナーから、書き方、テンプレートを解説してきましたがまとめると以下になります。

 

・メールにもマナーがある
・メールの返信は即レスが基本
・簡潔に送ろう
・季節の言葉は入れなくてもよし
・熱意を伝えてもほぼ意味がない相手
・最後にメールを見返す

 

以上が今回のまとめになります。

 

きちんとマナーを守り、メールをしましょう。

 

それでは頑張ってください。